معرفی:
حجم مکاتبات پروژه، نیاز به همسانسازی مکاتبات پروژهها و سازمان، جلوگیری از پیچیدگیها و مشکلات استفاده از سیستم اتوماسیون متفرقه به موازات سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه، لزوم استفاده از این زیرسیستم را روشن میسازد.
این زیرسیستم نه تنها امکانات سیستمهای اتوماسیون رایج را در اختیار قرار میدهد بلکه نیازمندیهای پروژهای را نیز پوشش میدهد.
قابلیتها:
اتوماسیون اد¬اری سازمانی و پروژهای
کنترل گردش مکاتبات بین افراد و گروهها
دسته بندی مکاتبات توسط کارتابلهای الترونیکی
طبقه بندی مکاتبات با ایجاد کارتابلهای فرعی
امکان ایجاد کارتابلهای شخصی
امکان ثبت دستور صوتی بر روی نامه
ارسال و دریافت خودکار فکس و ایمیل
امکان تعریف چندین دبیرخانه صادره و وارده
کنترل دسترسی کاربران به دبیرخانهها
الصاق برچسبهای شخصی بر روی مکاتبات
ایجاد نمونه فرم برای مکاتبات پراستفاده با استفاده از Word Templates
کاهش زمان ارسال نامه با استفاده از نمونه فرمها
ثبت مکاتبه به عنوان سوابق پروژه
امکان مکاتبه بصورت رسمی یا غیررسمی
تعریف فهرست گیرندگان شخصی یا عمومی
امکان مکاتبه بصورت محرمانه (کدگذاری محتوا)
شماره گذاری خودکار مکاتبات
بایگانی خودکار مکاتبات
ارسال مکاتبات به روشهای مختلف (فکس، ایمیل، داخلی، دستی و ...)
ارسال یک نامه به چندین روش برای گیرندگان مختلف به صورت همزمان
امکان انتخاب گیرنده نامه از بین نمودار سازمانی، نمودار سازمانی پروژهها و افراد خارج از سازمان
تعریف پیگیری بر روی مکاتبه
اتصال به سیستم مدیریت فایلها
امکان ارسال، پاسخ، ارجاع، ویرایش و حذف یک نامه
بازیافت نامههای حذف شده
مشاهده و جستجوی سوابق مکاتبات
پشتیبانی از پروتکل ECE جهت ارتباط با سایر سیستمهای اتوماسیون
